Was ist eigentlich Gantt?

13. Sep 2019 | Projekte

Wie funktioniert ein Gantt-Diagramm und wofür kann man es einsetzen? Wie lässt sich Gantt in kommunalen Projekten einsetzen? Diese und weitere Fragen beantworten wir in unserer Reihe „Was ist eigentlich…?“.

Gantt ist ein Balkendiagramm, welches den zeitlichen Status in einem Projekt darstellt. Obwohl das Gantt-Diagramm bereits vor über 100 Jahren durch den Amerikaner Henry L. Gantt entwickelt wurde, hält es sich in der Projektwelt nach wie vor – man könnte beinahe sagen, es sei eine zeitlose Darstellung.

Wie ist ein Gantt-Diagramm aufgebaut?

Auf der linken Seite des Diagramms befindet sich üblicherweise der Projektablauf nach Phasen oder Teilprojekten gegliedert. Zwischen dem Projektablauf und der eigentlichen Gantt-Ansicht ist in der Regel noch eine Spalte für die Dauer der einzelnen Vorgänge des Ablaufs angesiedelt. Im größten Teil eines Gantt-Diagramms befindet sich die Zeitachse. Die Spalten der Zeitachse sind, je nach Skalierung, in Stunden, Tage oder Wochen eingeteilt und in den entsprechenden Zeilen befinden sich Balken, die in ihrer Länge der Dauer eines Arbeitsteils, also eines Vorgangs entsprechen. Häufig sind Vorgänge noch zusätzlich eingefärbt, um beispielsweise bestimmte Phasen oder Zuständigkeitsbereiche differenzieren zu können. Darüber hinaus gibt es Meilenstein, die in den meisten Gantt-Darstellungen mit einer Raute gekennzeichnet sind. Sie markieren einen wichtigen erreichten Fortschritt innerhalb eines Projekts und haben selbst keine Dauer. Übergeordnete Vorgänge, „Sammelvorgänge“ genannt, werden durch Pfeile an Anfang und Ende des Balkens gekennzeichnet. Somit ist auf den ersten Blick erkennbar, wie weit sich eine Phase auf der zeitlichen Achse erstreckt, ohne, dass man die einzelnen Untervorgänge erst zusammenrechnen oder verfolgen muss.

Welche Vorteile bietet das Gantt-Diagramm?

Das Gantt-Diagramm ist im Vergleich zu anderen Darstellungen, die die zeitliche Dimension abbilden – wie bspw. der Netzplan –, äußerst übersichtlich und je nach Herangehensweise auch leicht zu zeichnen. Man benötigt keine bestimmten Kenntnisse oder Notation, um ein Gantt-Diagramm verstehen zu können. Ein weiterer Vorteil ist die zeitliche Skalierbarkeit eines Gantt-Diagramms. Kurze Projekte, in denen in Stunden gerechnet wird, lassen sich ebenso gut abbilden wie Langzeitprojekte, die auf mehrere Jahre angelegt sind.

Welche Nachteile kann ein Gantt-Diagramm haben?

Viele Gantt-Diagramme betrachten ausschließlich die zeitliche Abfolge von Vorgängen und nicht beispielsweise die genauen Beziehungen zwischen den Arbeitsschritten. Zum Beispiel die Antwort auf die Frage, ob mehrere Arbeitsschritte unbedingt nacheinander stattfinden müssen (Ende-Anfang-Beziehung), oder gleichzeitig fertig sein müssen (Ende-Ende-Beziehung).

Natürlich kann es in einem Projekt auch Verzögerungen geben. In der Folge müsste dann ein Gantt-Diagramm auch neu gezeichnet werden, da sich einige oder sogar alle Folgearbeitsschritte verschieben können.

Ebenso sind andere Faktoren, wie beispielsweise Kosten, in dieser Darstellung nicht beachtet und machen eine weitere Darstellungsvariante nötig, sofern sie überwacht werden sollen.

Wie lässt sich das Gantt-Diagramm in kommunalen Projekten einsetzen?

Zunächst eignen sich Gantt-Diagramme für jeden, der die zeitlichen Gegebenheiten seines Projekts übersichtlich dargestellt haben möchte. Durch die einfache Struktur des Diagramms findet sich jeder schnell im Gantt-Diagramm zurecht – egal ob auf Papier oder dem PC.

Kommunale Projekte erstrecken sich häufig über längere Zeiträume. Daher bietet sich die Betrachtung in einem Gantt-Diagramm in jedem Fall an, da hiermit schnell ein Überblick darüber gewonnen werden kann, wo man sich zeitlichen im Projekt befindet. Ebenfalls interessant ist Betrachtung bei Projekten die fachbereichsübergreifend geführt werden. Fachbereich B wartet auf die Fertigstellung eines Projektvorgangs von Fachbereich A. Im Gantt-Diagramm kann Fachbereich B nun sehen, bis wann der Vorgang von Fachbereich A angesetzt wurde und wie weit dieser bereits bearbeitet wurde. Fachbereich B kann nun bei einer (zu erwartenden) Abweichung vom Plan seine eigenen Vorgänge neu terminieren. Hierbei sei jedoch daraus hingewiesen, dass dies möglicherweise auch weitere Vorgänge betrifft, die durch eine weitere Fachabteilung bearbeitet werden oder anderweitig problematisch sind. Dies muss bei der Neuterminierung eines Gantt-Diagramms stets beachtet werden.

Das Gantt-Diagramm eignet sich jedoch auch für kleinere kommunale Projekt gut, bei denen geprüft werden soll, ob sie zeitlich machbar sind. Ein denkbarer Anwendungsfall wäre die spontane Organisation einer Bürgerversammlung. Das Gantt-Diagramm zeigt sofort mögliche Engpässe auf und addiert die Planzeiten. Dadurch kann man auf einen Blick erkennen, ob das gesetzte Datum für die Versammlung machbar ist oder ob man möglicherweise später terminieren muss.

Gantt liefert also Übersicht über einen wesentlichen Bestandteil eines Projekts, den zeitlichen Ablauf. Was Gantt nicht leisten kann ist eine Übersicht über bspw.:

  • Kosten
  • Budget
  • Stakeholder
  • Ressourcen

Hierfür gibt es andere Darstellungsformen, die in weiteren Artikeln unseres Formats „Was ist eigentlich …?“ vorgestellt werden.

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