Was ist eigentlich EPK?

26. Sep 2019 | Projekte, Prozesse

Wofür benötige ich eine EPK? Was brauche ich zur Modellierung und wie gehe ich dabei am besten vor? Diese und weitere Fragen beantworten wir in unserer Reihe „Was ist eigentlich…?“.

Die Ereignisgesteuerte Prozesskette (kurz: EPK) ist eine Modellierungssprache mit deren Hilfe Prozesse grafisch dargestellt werden können. Die EPK zeigt den logischen und zeitlichen Ablauf eines Prozesses an und beachtet dabei ggf. auch Entscheidungswege, Organisationseinheiten und Dokumente. Die Modellierungssprache entstand 1992 im Rahmen eines Universitätsprojekts der Universität des Saarlandes und ist seitdem im deutschsprachigen Raum weit verbreitet. Sie stellt damit eine Alternative zum international etablierten BPMN-Standard dar.

EPK

Was enthält die EPK?

Das System der EPK beinhaltet verschiedene Objekte: Ereignisse, Aktivitäten, Verzweigungen oder Vereinigung von Abläufen (Gateways), Organisationseinheiten und Datenobjekte. Objekte werden grundsätzlich durch Pfeile verbunden, die die den Fluss des Arbeitsablaufs in der Prozesskette angeben. Gewöhnlicherweise liest man eine EPK dabei von oben nach unten. Im Folgenden werden alle Objektarten kurz vorgestellt:

Ereignisse

EPK Ereignis

Aktivitäten beschreiben die Vorgänge innerhalb eines Prozesses. Sie sind daher immer aktiv und sollten stets mit einem Verb am Ende benannt sein. Optisch zeichnen sie sich durch ein an den Kanten abgerundetes Rechteck aus. Im Beispiel ist die erste Aktivität „Dokument prüfen“. Sie folgt auf ein Ereignis. Da Aktivitäten stets einen ausführbaren Vorgang kennzeichnen, kann ihnen immer eine Organisationseinheit zugewiesen werden.

Aktivitäten (auch oft genannt: Funktionen, Aktionen)

EPK Aktivität

Aktivitäten beschreiben die Vorgänge innerhalb eines Prozesses. Sie sind daher immer aktiv und sollten stets mit einem Verb am Ende benannt sein. Optisch zeichnen sie sich durch ein an den Kanten abgerundetes Rechteck aus. Im Beispiel ist die erste Aktivität „Dokument prüfen“. Sie folgt auf ein Ereignis. Da Aktivitäten stets einen ausführbaren Vorgang kennzeichnen, kann ihnen immer eine Organisationseinheit zugewiesen werden.

Gateways (auch oft genannt: Verknüpfungen, Konnektoren)

EPK Gateway

Gateways sind die Verbindungsstücke im EPK. Immer wenn eine Aufspaltung oder Zusammenführung von Arbeitsabläufen stattfindet, muss ein Gateway verwendet werden. Optisch sind Gateways im EPK an ihrer Kreisform zu erkennen. Meist steht innerhalb des Kreises, um welche Art von Gateway es sich handelt. Es wird zwischen drei Typen unterschieden: UND-, ODER- und EXCKLUSIV-ODER-Gateway (oft auch aus AND-, OR-, XOR-Gateway bezeichnet). Für ein UND-Gateway müssen entweder zwei Bedingungen erfüllt sein oder es folgen genau zwei Bedingungen aus einem vorangegangenen Ereignis oder einer Aktivität. Im Falle des ODER-Gateways können es zwei oder mehr Eingangs- oder Ausgangsbedingungen sein, von denen jedoch nicht alle gegeben sein müssen. Das EXKLUSIV-ODER-Gateway ist eine „entweder…oder…“-Entscheidung. Dies bedeutet, dass nur eine der Optionen zutreffen kann und darf. Die initiale Einordnung des richtigen Gateways kann zunächst schwierig erscheinen, hilft jedoch im Nachgang sehr beim Verstehen eines Prozesses.

Im Beispiel finden sich zwei Gateways: ein XODER-Gateway und ein UND-Gateway. Das XODER-Gateway fordert hierbei die Beantwortung einer Frage mit „Ja“ oder „Nein“. Beides gleichzeitig ist logischerweise nicht möglich.

Organisationseinheiten

EPK Organisationseinheit

Organisationseinheiten sind als Information an Aktivitäten angehängt, um deutlich zu machen, wer diese Aktivität ausführt. Dies kann bei festen Zuständigkeiten einer bestimmten Person zufallen, aber auch allgemein gehalten sein, indem die Stellenbezeichnung oder der Fachbereich angegeben wird. Optisch ist eine Organisationseinheit durch eine runde Außenumrandung mit einem senkrechten Strich auf der linken Seite gekennzeichnet. Zudem ist die Organisationseinheit immer durch ein Verbindungsstück mit der Aktivität verbunden. Organisationseinheiten werden häufig nur optional dargestellt, um komplexere Prozesse nicht auf den ersten Blick zu unübersichtlich werden zu lassen.

Datenobjekte

EPK Datenobjekt

Datenobjekte enthalten Informationen zur Verarbeitung von Daten, wie bspw. Dokumenten. Sie sind ebenso wie Organisationseinheiten an eine Aktivität angehängt. Bei Datenobjekten wird zwischen Informations- und Dokumentenobjekten unterschieden. Informationsobjekte geben an, dass in der betreffenden Aktivität grundsätzlich Informationen verarbeitet werden, während Dokumentenobjekte sich auf konkret benötigte oder involvierte Dokumente beziehen. Dies können zum Beispiel Formulare oder Anträge sein. Informationsobjekte sind durch ihre rechteckige Form und die jeweils am linken und rechten Rand gesetzten senkrechten Strichen zu erkennen. Dokumentenobjekte hingegen sind an einer Wellenform im unteren Bereich des Objekts zu erkennen.

Was braucht man zur Modellierung?

Natürlich kann man eine Prozesskette (EPK), dank der verhältnismäßig einfachen Notation und den simplen Formen, von Hand zeichnen. Im Angesicht einer umfangreichen Prozessbibliothek wird man diesen Gedanken jedoch schnell verwerfen müssen. Theoretisch ist die Umsetzung eines Prozesses in eine EPK auch mit Standardsoftware, wie bspw. Microsoft Word, möglich. Allerdings ist auch hier der Zeitaufwand (vor allem bei komplexeren Abläufen) sehr hoch. Für die Modellierung eines Prozesses in eine EPK wird also eine entsprechende Softwarelösung benötigt.

So einfach die Prozesskettendarstellung in Form einer EPK auch erscheinen mag, die EPK als Prozessdokumentationsmethode leidet unter einem grundsätzlichen Problem, unter dem alle Modellierungssprachen und die meisten Modellierungslösungen leiden: Korrekturen und nachträgliche Anpassungen sind aufwändig. Vor allem bei der initialen Dokumentation eines Prozesses werden häufig viele Änderungen oder Ergänzungen hinzugefügt, die dann umständlich eingepflegt werden müssen. Zudem ist keine der gängigen Softwarelösungen auf die Gegebenheiten in Kommunen ausgerichtet: Hier gibt es eine viel größere Anzahl an Prozessen, als in den meisten Unternehmen. Zusätzlich unterliegen diese Prozesse ständigen Änderungen durch Gesetzgeber und interne Veränderungsprozesse.

Diese Probleme wurden in unserer Softwarelösung APM-Kommunal bedacht und machen es kommunalen Anwendern um vieles leichter, ihre Prozesse festzuhalten und vollautomatisch als EPK ausgeben zu lassen. Mit einer simplen Tabelle als Ausgangspunkt werden alle Vorgänge festgehalten, die Objekte gemäß EPK-Regeln zugeordnet und die Software erledigt den Rest. Mehr Informationen zur EPK-Darstellung in APM-Kommunal finden Sie hier.

Wie geht man am besten vor?

Unabhängig davon, für welche Lösung man sich entschieden hat, muss man ein Vorgehen für die Modellierung festlegen. Als Grundlage sollte immer eine einfache Liste aller Ereignisse und Vorgänge eines Prozesses dienen. Auf dieser Grundlage können ebenso BPMN-Modellierungen vorgenommen werden. Dabei sollte direkt die Benennungsregel beachtet werden: Aktivitäten (aktiv) haben ein Verb am Ende. Ereignisse sind wiederum passiv formuliert. Gateways können entweder als Fragen oder ebenfalls passiv als Zustand formuliert werden (bspw. „Ist das Dokument korrekt ausgefüllt?“ oder „Dokument ist fertig“).

Wenn eine Software genutzt wird, bei der aktiv modelliert werden muss, sollten vorab auch Datenobjekte und Organisationseinheiten für alle Vorgänge festgehalten werden, denn es ist leichter diese direkt miteinzubeziehen.

Sobald die Liste vollständig ist, kann mit dem Modellieren begonnen werden. Da eine EPK grundsätzlich eine Flussrichtung von oben nach unten hat, sollte auch so modelliert werden. Je nach Komplexität des Prozesses sollte im Zweifelsfall ausreichend Platz zwischen den Objekten gelassen werden, um auch die Organisationseinheiten und Datenobjekte gut abbilden zu können und das Gesamtbild nicht zu überladen.

Sollte ein Prozess sich in zwei oder mehr Teilprozesse aufteilen, die möglicherweise parallel zueinander laufen, dann empfiehlt es sich diese räumlich etwas voneinander zu trennen. Manche Softwarelösungen nehmen dies automatisch vor. In jedem Fall sollte darauf geachtet werden, dass die Flussrichtung nach unten möglichst selten durch seitliche Linien unterbrochen wird und für das Auge angenehm zu verfolgen ist.

Ein zusätzlicher Tipp ist die Einfärbung von Objekten. Besonders hilfreich ist hierbei das Einfärben von Objekten nach Zuständigkeiten. So können sich ggf. auch die Organisationseinheiten gespart werden, was wiederum mehr Platz in der EPK schafft. Hierzu müssen bloß einheitliche Farben für alle Verantwortlichen / Zuständigkeiten festgelegt werden und die entsprechenden Felder eingefärbt werden. So ist direkt erkennbar, wer wofür innerhalb des Prozesses zuständig ist. Sollte ein Prozess vollständig in den Zuständigkeitsbereich einer einzelnen Person oder eines einzelnen Bereiches fallen, kann man durch eine einheitliche Einfärbung diesen Prozess markieren. So ist auf den ersten Blick erkennbar zu welchem Bereich oder Mitarbeiter der Prozess gehört.

EPK farbig

Für wen ist EPK interessant?

Die Modellierung von Prozessen mit einer Ereignisgesteuerten Prozesskette lohnt sich in vielen Fällen. Durch die einfache und schnell verständliche Visualisierung können auch komplexere Wegstrukturen verständlich gemacht werden. Bei sehr umfangreichen Prozessen ist jedoch Vorsicht geboten: ab einem gewissen Punkt wird es unübersichtlich. Die komplexen Baumstrukturen sind nur noch schwer zurückzuverfolgen und die Auswirkungen von Änderungen nicht mehr auf den ersten Blick sichtbar. Hier empfiehlt sich entweder das Teilen eines Prozesses oder eine andere Darstellungsvariante. Generell können Sie nach der Regel verfahren, dass eine EPK lesbar auf eine DIN-A4-Seite druckbar sein sollte.

Die EPK ist vor allem für Mitarbeiter, die Prozesse neu kennenlernen – bspw. in der Einarbeitung – äußerst hilfreich, um nicht nur die Vorgänge selbst, sondern auch die damit verbundene Ablaufstruktur kennen zu lernen.

Im Optimalfall gibt es in APM-Kommunal die Option zwischen der EPK und anderen Darstellungsformen zu wechseln, so dass je nach Art und Komplexität bzw. nach Verwendungszweck des Prozesses die angemessene Form individuell gewählt werden kann.

Interessieren Sie sich für die Modellierung von Prozessen mit der Hilfe von EPKs oder sind Sie auf der Suche nach einer geeigneten Prozessmanagement-Lösung für Ihre Kommune? Sprechen Sie uns jederzeit unverbindlich an