Digitalisierung Bottom-Up (Teil 2)

16. Sep 2019 | Projekte, Prozesse

Wie Digitalisierung gelingen kann, wenn alle Beteiligten einbezogen werden.

Im ersten Teil des Artikels haben Sie erfahren, welche Risiken ein Vorgehen mit Top-Down-Verfahren in einem Digitalisierungsvorhaben mit sich bringen kann. Im zweiten Teil erfahren Sie, welche Alternativen es gibt und wie Sie diese Risiken minimieren oder vermeiden können.

Gelenkte Bottom-Up-Strategie für eine gelungene und integrative Digitalisierung

Das Gegenstück zu Top-Down (von oben herab) stellt Bottom-Up (von unten hinauf) dar. Hierbei werden essenzielle Schritte in die Hände der ausführenden Sachbearbeiter gelegt. Dieses Verfahren mag in Bezug auf so eine große Herausforderung wie Digitalisierung und das damit verbundene Prozessmanagement riskant und erklärungsbedürftig erscheinen. Zunächst sollte ein möglicher Ablauf dieser Strategie festgehalten werden:

  1. Prozesse werden bei denjenigen mit dem Prozesswissen erfasst

Die initiale Prozessdokumentation wird in die Hände derjenigen gelegt, die sie täglich ausführen und dadurch vermutlich auch das größte Wissen über diese Prozesse in sich tragen: der ausführenden Sachbearbeiter/innen. Da sich diese jedoch mit Prozessen, EPK, BPMN 2.0 und anderen Methoden des Prozessmanagements meist nicht auskennen, muss dieser Schritt sehr niederschwellig angesetzt werden. Es geht also zunächst nur darum, dass festgehalten wird, was die Prozessbeteiligten im Einzelnen tun und in welcher Reihenfolge. Wo werden beispielsweise Dokumente innerhalb eines Prozesses übergeben und wo wechseln Zuständigkeiten? Diese Fragen können durch eine simple Auflistung von Tätigkeitsvorgängen zunächst geklärt werden. Dies entlastet das Prozessteam zunächst enorm und schafft die Basis für eine vollständige Abdeckung der Prozesslandschaft, da die ausführenden Sachbearbeiter/innen angehalten sind, alle Tätigkeiten zumindest zu benennen und in der Folge dann Stück für Stück die Abläufe festzuhalten.

  1. Detailabstimmungen mit den Fachbereichen

In Rücksprache mit dem Fachbereich wird Detail- und Fachwissen an die Tätigkeitslisten angehängt. Zudem kann die Prozessarbeitsgruppe nun beginnen, aus den Tätigkeitslisten Prozessbeschreibungen zu formen und Kennzahlen zu entwickeln – erneut in Abstimmung mit der Fachbereichsleitung. Bei den Prozessbeteiligten können derweil zugehörige Dokumente gesammelt und andere Zusatzinformationen eingeholt werden.

  1. Optimierung von unten nach oben

Nach dem Festlegen und Erheben von Kennzahlen und der weiteren Detaillierung der Prozessschritte, kann in die Optimierungsphase übergegangen werden. Auch wenn die Entscheidungsfindung hier nach wie vor bei den Fachbereichsleitern und der Arbeitsgruppe verbleiben muss, sollten Prozessbeteiligte eingebunden werden. Hierzu werden zunächst Prozesse identifiziert, die Optimierungsbedarf aufweisen. Im Anschluss versucht die Arbeitsgruppe Engpässe des Prozesses auszumachen und identifiziert die Prozessbeteiligten an diesen Stellen. Im nächsten Schritt werden die Sachbearbeiter/innen vom Prozessteam befragt, ob Sie einen Vorschlag für die Verbesserung des Prozesses an der entsprechenden Stelle haben. Diese Vorschläge müssen von Fachleitung und Arbeitsgruppe auf Sinnhaftigkeit und Umsetzbarkeit geprüft werden. Nun kann mit dem Input weitergearbeitet und der normale Prozessoptimierungsverlauf angesetzt werden. Dadurch werden Arbeitsgruppe und Fachleitung im Optimalfall entlastet und die ausführenden Sachbearbeiter/innen bekommen die Gelegenheit den Prozess mit zu formen. Natürlich alles in einem geführten Rahmen. Die Entscheidung der Arbeitsgruppe für die Optimierung wird so in jedem Fall von den Sachbearbeiter/innen wohlwollender aufgefasst.

  1. Vereinfachter Aktualisierungsablauf

Durch die gemeinsame Prozessdokumentation und -optimierung steigt das Prozessbewusstsein aller Beteiligten automatisch. Werden die Prozessbeteiligten nun angeleitet, auf Prozessabweichungen und -veränderungen zu achten, können diese dank gesteigerter Sensibilität schneller erkannt und ggf. behoben werden. Dadurch werden alle Prozessdokumentationen auch automatisch aktuell gehalten. Durch den generell verringerten Aufwand für die Arbeitsgruppe bleibt genug Luft, um Prozesse regelmäßig auf Grund von Feedback oder Gesetzesänderungen zu aktualisieren und ggf. erneut zu prüfen.

Viele Vorteile dieser Herangehensweise liegen auf der Hand. Hier sind die Top 5:

  1. Es werden weniger zusätzliche Ressourcen benötigt, um ein Prozessmanagement verwaltungsweit zu implementieren und dauerhaft aufrechtzuerhalten.

  2. Alle Mitarbeiter/innen werden automatisch für das Thema Prozesse sensibilisiert und erhalten eine Mitwirkungsmöglichkeit. Dadurch werden die Prozesse zu „eigenen“ Prozessen.

  3. Die entstehende Prozesslandkarte ist vollständig und macht Übergänge zu anderen Fachbereichen und Prozessen deutlich sichtbar.

  4. Die Prozessbeschreibung geht über einen bloßen Ablaufplan hinaus und enthält auch Detailinformationen zur Ausführung der einzelnen Schritte. Diese Beschreibungen sind wiederum als Mittel zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen oder auch Selbstprüfung bestehender Mitarbeiter/innen verwendbar.

  5. Die Prozessdokumentation bleibt aktuell und es kann schnellstmöglich auf (ungewollte) Veränderungen, Abweichungen und Gesetzesänderungen reagiert werden.


Abbildung 2 Bottom-Up-Verfahren im Prozessmanagement

Mit einem auf diese Weise implementierten Prozessmanagement ist ein solider und vor allem dauerhafter Grundstein für das übergeordnete Digitalisierungsvorhaben gelegt. Die entstandene Prozesslandkarte ermöglicht die Identifikation von weiteren Automatisierungsmöglichkeiten, die im gleichen Verfahren wie die Optimierung, mit betroffenen Sachbearbeiter/innen abgestimmt werden können.

Technische Voraussetzungen für die Bottom-Up-Strategie

Natürlich gehört zu der Implementation eines Prozessmanagements auch die Einführung einer entsprechenden Softwarelösung. Ein ambitioniertes Vorhaben – und die nachträgliche Implementation eines verwaltungsweiten Prozessmanagements ist definitiv ein solches – benötigt eine durchdachte und flexible Lösung. Die Wahl des Werkzeugs ist hierbei keineswegs zu unterschätzen, denn im Zweifelsfall gibt das Werkzeug auch die Arbeitsweise vor. Ein starres und einseitiges Werkzeug wird einen Teil der notwendigen Arbeit begleiten können, macht aber weitere Werkzeuge erforderlich und schafft viele Medienbrüche, die wiederum zu Informations- und Zeitverlust führen.

Die einzusetzende Softwarelösung muss also breit gefächert sein. Viele Prozessmanagementlösungen sind jedoch dies gerade nicht. Es werden etablierte Arbeitsumgebungen wie EPK, BPMN 2.0 und ähnliche angeboten, ohne jedoch einen Rahmen rundherum oder gar einen Workflow zu schaffen. Diese Lösungen sind einzig und allein auf die Nutzung durch ein Prozessteam ausgelegt. Eine Möglichkeit der aktiven Einbeziehung von anderen Beteiligten, wie Fachbereichsleiter/innen oder ausführenden Sachbearbeiter/innen, die dem Prozessmanagement fachfremd sind, gibt es nicht. Zudem bieten viele Lösungen über die grafische Aufbereitung hinaus nur begrenzte Möglichkeiten weitere Details zu den Prozessschritten zu hinterlegen und so einen Mehrwert aus der Prozessdokumentation zu ziehen. Und es bilden sich in diesen Lösungen wieder Dateninseln.

Deshalb haben wir mit APM-Kommunal eine Lösung entwickelt, die die Einbeziehung aller Beteiligten erlaubt und dabei so niederschwellig bleibt, dass jede/r Beteiligte auf seiner eigenen Ebene am Prozessmanagement mitwirken kann – und dies ohne dabei Industriestandards wie EPK und BPMN 2.0 außen vor zu lassen.

Bottom-Up bietet viele Vorteile

Ein erfolgreiches Digitalisierungskonzept ist stark bedingt durch die damit verbundene Übersicht über die Prozesslandschaft einer Verwaltung. Zudem sind nahezu alle Verwaltungsbereiche davon betroffen. Umso sinnvoller erscheint eine Einbeziehung aller Beteiligten bei einer solchen Transformation. Natürlich dürfen etablierte Zuständigkeiten, Entscheidungsautorisierungen und übergeordneten Ziele hierbei nicht in den Hintergrund rücken. Hierfür sind Fachbereichsleitung und die entsprechende Arbeitsgruppe nach wie vor verantwortlich. Es findet keine Neuverteilung von Befugnissen oder eine Umstrukturierung von Führungsebenen statt, sondern eine Einbeziehung aller Beteiligten in Dokumentations- und Entscheidungsprozesse. Dieser Ansatz ist skalierbar und auf Kommunen verschiedenster Größenordnungen anwendbar. Vor allem dort, wo Entscheidungs- und Kommunikationswege lang sind, kann ein solches Verfahren viele Informationen zutage fördern, die in einem Top-Down-Verfahren gänzlich verloren gehen würden.

Interessieren Sie sich für das Prozessmanagement im Bottom-Up-Verfahren oder sind Sie auf der Suche nach einer geeigneten Prozessmanagement-Lösung für Ihre Kommune? Sprechen Sie uns jederzeit unverbindlich an.